O Grupo Gavinho colocou um agente de IA para trabalhar no recesso de fim de ano — e o time comercial descansou. Quando os consultores voltaram em janeiro, encontraram leads qualificados, com perfil financeiro mapeado e prontos para assinar matrícula. Esta é a história de como isso aconteceu.

O desafio do Grupo Gavinho: manter matrículas ativas enquanto o time descansa

O Grupo Gavinho é a mantenedora da UniCesumar, uma das maiores instituições de ensino superior do Brasil. Como toda instituição do setor, o grupo enfrenta uma contradição sazonal: dezembro é um dos meses com maior volume de leads interessados em matrícula — e também o período em que o time comercial precisa de descanso.

Fabrício Gavinho, sócio do grupo, e Thiago, gerente de inovação e tecnologia, apresentaram o desafio para a OmniChat no final de 2025: queriam que a operação de qualificação de leads para o processo “Matrículas 2026” rodasse de forma completamente autônoma entre o Natal e o Ano Novo. Sem plantão, sem revezamento, sem custo extra.

A UniCesumar já usava o Whizz Agent da OmniChat em algumas jornadas — e também soluções de concorrentes em outras — mas nunca havia testado um agente de IA conduzindo o funil de matrículas de ponta a ponta, sozinho.

A solução da OmniChat para o Grupo Gavinho: IA que conversa, qualifica e organiza antes do humano entrar

A OmniChat ativou o Whizz Agent de qualificação — um agente de IA conversacional com processamento de linguagem natural — para assumir 100% da primeira etapa do funil de matrículas durante o período de festas.

Ao contrário de chatbots tradicionais baseados em menus e palavras-chave, o Whizz Agent conduz conversas abertas. Ele entende variações de linguagem (“quanto custa?”, “qual o valor?”, “tem alguma bolsa?”), adapta o fluxo de acordo com o perfil do lead e registra tudo antes de transferir para o consultor humano.

Como o Whizz Agent qualificava cada lead do Grupo Gavinho no WhatsApp

Durante o período de festas, o Whizz Agent conduzia cada atendimento identificando o curso de interesse e a modalidade preferida (presencial, EAD, híbrido), o perfil financeiro e o interesse em bolsas ou financiamento, dúvidas sobre grade curricular, reconhecimento MEC e processo seletivo, além do nível de urgência e prontidão para matrícula.

Quando o estudante estava pronto para avançar, o agente entregava ao consultor humano todas essas informações organizadas — sem que o consultor precisasse fazer as perguntas básicas do zero.

Resultados do Grupo Gavinho: o que o time encontrou ao voltar do recesso

Os consultores voltaram de férias para uma fila de leads que, em condições normais, teria exigido dias de trabalho para qualificar. Cada contato já chegava com curso definido, modalidade identificada, perfil financeiro mapeado e dúvidas iniciais respondidas.

Os principais resultados foram: 100% dos leads qualificados com informações completas antes da transferência para o time humano, zero aumento de custo operacional durante o período, qualidade da qualificação elogiada pela liderança com feedback muito positivo do time de vendas, e leads prontos para conclusão da matrícula ao retorno da equipe.

Um supervisor de vendas comentou sobre como o agente estava qualificando corretamente e passando leads quentes para o time — uma qualidade que antes era difícil de alcançar mesmo com atendimento 100% humano.

Feedback interno da equipe comercial do Grupo Gavinho

A liderança do Grupo Gavinho tomou uma decisão imediata: manter o Whizz Qualificador ativo de forma contínua, não apenas em períodos de recesso.

Do sucesso nas matrículas ao acolhimento de calouros: o segundo agente do Grupo Gavinho

Com a operação de matrículas resolvida, o Grupo Gavinho identificou outro gargalo: o acolhimento de novos alunos. Essa jornada era conduzida por uma solução de IA concorrente — a Zaia. A decisão foi migrar para a OmniChat.

Usando o Whizz Studio — plataforma no-code da OmniChat para criação de agentes personalizados — o novo agente foi construído e entrou em produção em 3 dias. Ele orienta calouros em cada etapa da jornada do aluno: acesso ao ambiente virtual de aprendizagem, cronogramas e prazos, dúvidas sobre boletos e mensalidades, e conexão com serviços da instituição como biblioteca, secretaria e suporte técnico.

A entrega em 3 dias foi suficiente para que o Grupo Gavinho consolidasse toda a operação de IA conversacional em uma única plataforma.

Por que o setor educacional adota IA conversacional mais rápido que outros setores

O mercado de ensino superior no Brasil tem uma característica que poucos setores enfrentam com a mesma intensidade: sazonalidade extrema. Janeiro e fevereiro, julho e os meses de vestibular concentram volumes de demanda muito superiores ao restante do ano.

Contratar equipes temporárias para absorver esses picos é caro e ineficiente — o tempo de treinamento muitas vezes é maior que o próprio período de pico. Agentes de IA conversacional resolvem esse problema de forma direta: escalam para qualquer volume sem custo adicional por atendimento.

É por isso que estratégias de marketing educacional cada vez mais incluem automação no WhatsApp como pilar central — tanto para captação de alunos quanto para retenção. O WhatsApp Marketing deixou de ser um canal experimental e se tornou a principal frente de atendimento do setor.

Dados de outros clientes educacionais da OmniChat mostram o padrão que o Grupo Gavinho também alcançou: 15% de aumento no volume de matrículas em campanhas com IA ativa, 78,2% de crescimento na capacidade de atendimento sem aumento de equipe, 91,4% de redução no tempo médio de resposta e +19,6 pontos percentuais em CSAT em média.

Por que o Grupo Gavinho migrou de chatbot tradicional para IA conversacional

Muitas instituições já tentaram chatbots no WhatsApp e desistiram. O motivo costuma ser o mesmo: bots baseados em menus e palavras-chave funcionam para perguntas simples e previsíveis, e frustram o usuário em tudo que foge do script.

Chatbots tradicionais reconhecem apenas palavras-chave exatas, oferecem menus rígidos, transferem para humanos com frequência e respondem com “não entendi” para qualquer variação de linguagem. O Whizz Agent compreende intenção e contexto, conversa de forma aberta e natural e resolve a maior parte das demandas de forma autônoma — entendendo “quanto custa?”, “qual o valor?” e “tem desconto?” como a mesma pergunta.

O Whizz Agent combina processamento de linguagem natural, IA generativa e integração com a API Oficial do WhatsApp Business. Toda a operação é compatível com LGPD — as conversas são armazenadas com criptografia, em servidores com certificação ISO 27001.

O que vem a seguir para o Grupo Gavinho

A expansão está prevista em duas frentes. A primeira é a integração de funcionalidades de pagamento diretamente na jornada de matrícula, permitindo que o processo inteiro — da qualificação à assinatura — aconteça dentro do WhatsApp.

A segunda é a implementação do vestibular completo via WhatsApp Flows: inscrição, pagamento de taxa, realização da prova, divulgação de resultado e matrícula, tudo sem exigir que o candidato acesse plataformas externas.

Com os dois agentes em operação contínua e a redução de 17 posições no time comercial planejada para 2026, o Grupo Gavinho está construindo uma operação em que os consultores humanos cuidam de conversões complexas — e a IA cuida do volume.

Se a sua instituição enfrenta os mesmos desafios de sazonalidade, custo operacional e qualidade na qualificação de leads, conheça a solução da OmniChat para o setor educacional e veja como replicar esses resultados.